Ten poradnik pokazuje krok po kroku jak policzyć ekwiwalent za pranie: od doboru parametrów, przez wzór i przykłady, po gotowy arkusz XLS. Wpis jest częścią klastra o ekwiwalencie – jeśli chcesz pełny kontekst (PIT/ZUS, dokumenty, błędy), zajrzyj do przewodnika głównego.

Uwaga: materiał informacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.

Na skróty:

Jakie koszty uwzględnić (checklista)

Aby ekwiwalent był obroniony, musi odzwierciedlać realne koszty prania. Zbieramy więc:

Media
- woda/ścieki (zł/pranie),
- energia: zużycie kWh/pranie × cena zł/kWh.
Chemia – środki piorące, odplamiacze (zł/pranie).
Roboczogodzina – czas obsługi (min/pranie) × stawka (zł/h).
Amortyzacja/serwis – pralka, suszenie, konserwacja (zł/pranie).
Inne – worki, pakowanie, znakowanie itp. (zł/pranie).

Tip: policz osobno pranie standardowe i pranie ciężkie (np. spawalnie, lakiernie). Ustal metodę przypisania „ciężkich” prań (np. % udziału).

Wzór na koszt jednego prania i ekwiwalent

Koszt jednego prania (K_pranie):
K_pranie = K_woda + (kWh_na_pranie × cena_energii) + K_chemia + (czas_min/60 × stawka_h) + K_amortyzacja + K_inne

Prania na pracownika w miesiącu (P_mies):
P_mies = komplety_na_pracownika × prań_na_komplet_miesiąc

Koszt na pracownika/miesiąc (K_prac_mies):
K_prac_mies = K_pranie × P_mies

Sugerowany ekwiwalent/miesiąc (E_mies):
E_mies = zaokrąglenie(K_prac_mies, do 0,10 zł)
(zasadę zaokrąglania wpisz w regulaminie)

Koszt firmy/miesiąc:
K_firma_mies = K_prac_mies × liczba_pracowników

Przykłady (3 scenariusze)

Załóżmy parametry (łatwo podmienisz w naszym XLS):

Koszt wody/pranie: 1,20 zł
Zużycie energii/pranie: 0,90 kWh
Cena energii: 1,00 zł/kWh
Chemia/pranie: 1,50 zł
Czas/pranie: 15 min
Stawka roboczogodziny: 35 zł/h
Amortyzacja/pranie: 0,80 zł
Inne/pranie: 0,50 zł

A) Lekkie zabrudzenia (biuro/lekki magazyn)

Komplety na pracownika: 1
Prań/komplet/mies.: 4
Liczba pracowników: 10

Krok 1 – K_pranie:

energia: 0,90 kWh × 1,00 zł = 0,90 zł
roboczogodzina: 15 min = 0,25 h → 0,25 × 35 zł = 8,75 zł
suma: 1,20 + 0,90 + 1,50 + 8,75 + 0,80 + 0,50
= 2,10 → 3,60 → 12,35 → 13,15 → 13,65 zł/pranie

Krok 2 – P_mies: 1 × 4 = 4 prania
Krok 3 – K_prac_mies: 13,65 × 4 = 54,60 zł
Krok 4 – E_mies: ~ 54,60 zł (zaokrąglij do 0,10)
Krok 5 – K_firma_mies: 54,60 × 10 = 546,00 zł

B) Średnie zabrudzenia (produkcja/logistyka)

Komplety: 2
Prań/komplet/mies.: 4 → 8 prań
Liczba pracowników: 25

K_prac_mies: 13,65 × 8 = 109,20 zł
K_firma_mies: 109,20 × 25 = 2 730,00 zł
E_mies (sugerowane): 109,20 zł/prac./mies.

C) Ciężkie zabrudzenia (spawalnie/lakiernie)

zwiększ czas (np. 22 min → 22/60×35 = 12,83 zł),
dodaj chemia+ (np. 2,20 zł)
rezultatem będzie wyższy K_pranie i proporcjonalnie wyższy E_mies.

W regulaminie opisz, kiedy stosujesz stawkę „ciężką” (np. % sztuk).

Arkusz kalkulacyjny (XLS) – dołączenie do regulaminu

Przygotowaliśmy gotowy plik Excel z formułami i miejscami na Twoje parametry. Wyniki (K_pranie, K_prac_mies, K_firma_mies) liczą się automatycznie — plik możesz załączyć do regulaminu jako uzasadnienie metodologii.

Wskazówka: aktualizuj plik w razie zmian cen energii/chemii i dopisz w regulaminie częstotliwość rewizji (np. co 6–12 miesięcy).

Ryczałt vs koszty rzeczywiste (jak wybrać)

Ryczałt: minimalna biurokracja, ale musi odzwierciedlać realne koszty (podparte kalkulatorem i opisem).
Koszty rzeczywiste: większy nakład ewidencji, ale zwykle bezpieczniejsze w razie kontroli.

Szczegółowe porównanie → Ryczałt czy koszty rzeczywiste?

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

„Ryczałt z sufitu” – bez metodologii.
Brak aktualizacji stawek (energia/chemia).
Jedna stawka dla skrajnie różnych zabrudzeń.
Rozjazd między regulaminem a praktyką.
Brak ewidencji i dowodów (utrudnia obronę).

Grajewo + 90km

Kiedy zamiast ekwiwalentu wybrać outsourcing prania?

Przy wysokiej częstotliwości prań, ciężkich zabrudzeniach, dużych zespołach i wymogu raportowania per sztuka/pracownik outsourcing bywa po prostu tańszy i pewniejszy (SLA zwrotu, mniej formalności).